ApiaDocumentum, basado en tecnología BPMS

ApiaDocumentum es una solución pensada para gestionar expedientes, documentos y flujos de trabajo, soportados electrónicamente, con el fin de eliminar el soporte papel, mejorar la calidad del servicio y conseguir la transparencia y democratización de la información.

Documentos, carpetas, formas documentales, expedientes o trámites son herramientas de uso extendido en la administración pública. La gran flexibilidad de ApiaDocumentum posibilita implementar en pocas semanas la tecnología en organismos y reparticiones de la administración pública de todo tamaño y naturaleza, ya sea en instituciones con elevados niveles de digitalización o en aquellas que aún manejan sus expedientes en papel. Una de las principales fortalezas de esta herramienta es que está montada sobre el BPMS Apia, lo que la sitúa en una inigualable posición de liderazgo respecto a sus competidoras. Son las facilidades de Apia las que hacen extensible el expediente electrónico a sofisticados procesos de ruta fija parametrizables por el usuario e incluyendo gestión documental. Esto hace posible comenzar una implementación con las características básicas del sistema para después en el proceso de mejora continua llevar los procesos al siguiente nivel de madurez. La herramienta está diseñada para que diferentes actores del entorno (operacionales, administradores, auditores, gerentes, ciudadanos, representantes) puedan colaborar en un mismo proceso. 

ENTORNO DE TRABAJO.- Un entorno de trabajo seguro, amigable, intuitivo, personalizable e integrado, 100% web, con un menú de opciones dependiente del perfil del usuario conectado, propone un conjunto de bandejas de trabajo totalmente dinámicas de las diferentes oficinas y personal de la organización. En la Bandeja de entrada se toman los expedientes y se visualiza su prioridad, confidencialidad, tipo, asunto, número de expediente, oficina, usuario remitente, fecha de envío, área iniciadora y si fue o no abierto. En la Bandeja de salida se encuentran los expedientes que el usuario completó y aún no fueron tomados por el destinatario. Existen otras bandejas como la Bandeja de salida grupal donde se encuentran los expedientes que fueron enviados por personas que pertenecen a los mismos grupos (sectores, grupos de trabajo, nodos de distribución u oficinas). Los usuarios pueden tomar y trabajar sus documentos haciendo uso de un editor de texto propio o adjuntando otros documentos o imágenes. Pueden completarlos, guardar el avance, liberarlos, delegarlos o elevarlos de acuerdo a la estructura organizacional. La incorporación del uso de firma digital en cada etapa del proceso asegura la autenticación de los usuarios, aportando integridad y validez de las actuaciones. También es posible cambiarle la prioridad y confidencialidad a los expedientes dependiendo el grado de jerarquía de la persona que está trabajando.

ApiaDocumentum permite:

• Soportar el ciclo de vida completo de los documentos y sus flujos asociados.
• Integrar nuevos procesos y tipos de documentos, donde puede definir sus propios flujos de trabajo para cada forma documental sin requerir programación.
• Integrarse a cualquier organización y comunicarse con otros sistemas mediante la utilización de estándares y una arquitectura orientada a servicios (SOA).
• Facilitar la comunicación con las distintas áreas dentro de la organización.
• Incorporar el uso de firma digital en cada etapa del proceso permitiendo la autenticación de los usuarios y validez de las actuaciones.
• Realizar consultas, iniciar solicitudes y realizar actuaciones en entorno web por usuarios externos e internos a la organización.

Para mayor información baje aqui el PDF y/o Presentación de la solución.