| CASO DE ÉXITO - SERNATUR | ||||
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El Servicio Nacional de Turismo (SERNATUR), para su dependencia Chile Emprende, modernizó el proceso de manejo de iniciativas y licitaciones a través de la instalación de APIA, herramienta mediante la cual se optimizaron los procesos y se facilitó el logro de los objetivos previstos por el organismo. PROBLEMAEl servicio Nacional de Turismo (SERNATUR) se encarga de promover el turismo en Chile estimulando y coordinando el trabajo público privado. Para ello su dependencia Chile Emprende, a través del desarrollo del turismo interno y de la implementación de programas especiales intenta consolidar la oferta y la demanda turística para desarrollar al país económica y socialmente. Chile Emprende necesitaba una herramienta de apoyo para la administración de los diferentes procesos que involucran las diversas unidades de negocio a nivel nacional. Por tal motivo requería la adquisición e implementación de una solución informática que permitiera sistematizar y estandarizar los procesos del organismo. La Dirección Nacional de SERNATUR optó por APIA para instalar un sistema de tipo WorkFlow, basado en tecnología Web que incluye gestión documental y permite automatizar todos los procesos. La gestión documental y el gerenciamiento de procesos mejoraron gracias a la implementación de APIA.SOLUCIÓNChile Emprende optó por APIA, una herramienta "all in one" que integra la reingeniería de los procesos y los expedientes electrónicos ofreciendo una solución que se adaptó al modelo de negocio que plantea el organismo chileno y a los sistemas existentes en la organización. APIA permitió el diseño de los procesos de inversiones (Licitación pública, Trato directo, Convenio genérico, y Convenio marco inversión) y procesos operacionales (Viáticos, Gastos varios, Honorarios, Convenio marco operacional) dentro de un ambiente Web creando una ficha contenedora de todos los datos de cada proceso. Esta funcionalidad facilita el uso distribuido de dicha ficha y el monitoreo de la actividad, el cual se realiza mediante flujos automáticos de información que se generan a partir de la creación de nuevas solicitudes y acciones. Por medio de APIA Chile Emprende pudo descentralizar la información y hacerla mucho más ágil para todos los interesados dentro del país. Permitiendo de esta forma ahorrar tiempo entre las tareas involucradas. La solución brinda y relaciona datos asociados a los diferentes procesos de Chile Emprende generando reportes estadísticos de las actividades pendientes y brindando información acerca del estado de los procesos. Una de las ventajas destacables de la instalación de APIA se aprecia en la distribución de las tareas, que ahora se realiza de modo más organizado asignándose de modo correcto el trabajo entre las diferentes áreas del ente. A esta funcionalidad se le suma la definición de responsabilidades, los plazos de ejecución de las tareas y el surgimiento de alertas en caso de que el trabajo no sea completado en el tiempo establecido. Mediante las alertas se pueden monitorear las tareas así como el tiempo total de un proceso. APIA permitió lograr un funcionamiento fluido de los procesos antemencionados, alcanzándolo mediante una ágil realización del trabajo derivada de la pertinente selección de los usuarios para la realización de las tareas, y gracias al manejo de un calendario de cumplimiento de procesos. La herramienta mide y compara tanto la eficiencia individual de los trabajadores como la de un determinado equipo de trabajo, garantizando de esta forma que la actividad se realice de modo eficiente. La gestión documental de la organización se desarrolló mediante el despliegue de una bitácora de seguimiento de procesos desde la cual se habilitan carpetas que contribuyen a contar con una ordenada administración documental. Paralelamente, se simplifica notoriamente la búsqueda de documentos la cual se establece en base a distintos criterios y parámetros definidos en la ficha de los procesos. Se desenvuelve un completo seguimiento en línea de los procesos y se analizan los datos.
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